Clôture d'exercice au 31 décembre : ce qu'il faut préparer
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Clôturer l'exercice, c'est arrêter les comptes à une date fixe pour établir le bilan, le compte de résultat et l'annexe. Pour une clôture au 31 décembre, le travail se prépare en novembre et en décembre : pièces complètes, inventaire des stocks, factures à rattacher à la bonne année. Votre expert-comptable établit les comptes, mais il ne peut le faire qu'à partir de ce que vous lui remettez.
Ce que veut dire « clôturer »
Pendant l'année, la comptabilité enregistre les opérations au fil de l'eau. À la clôture, on arrête tout à une date précise et on vérifie que les chiffres décrivent la réalité de ce jour. C'est ce qui donne le bilan et le compte de résultat que vous lirez au printemps : voir comment lire le bilan de votre expert-comptable.
Le Code de commerce (article L123-12) impose de contrôler par un inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur de ce que l'entreprise possède et de ce qu'elle doit. Les comptes annuels sont établis à la clôture à partir de cet inventaire.
Avant le 31 décembre : rassembler les pièces
Un dossier complet en janvier évite des allers et retours en mars. Les points à préparer :
- Les relevés bancaires de tous les comptes, jusqu'au 31 décembre, avec chaque opération justifiée par une facture ou un reçu.
- Les factures clients : la liste de celles qui restent impayées, client par client.
- Les factures fournisseurs : celles qui manquent encore, à réclamer avant la fin de l'année.
- Les investissements de l'année : achats de matériel, de véhicules, de logiciels, avec leur facture.
- Les emprunts : le tableau d'amortissement de chaque prêt.
- Les contrats en cours qui chevauchent deux années : loyers payés d'avance, abonnements, assurances.
Le jour de la clôture : l'inventaire
Si vous avez du stock, comptez-le physiquement au 31 décembre ou au plus près de cette date. Le chiffre de votre logiciel de caisse ou de gestion ne suffit pas : la casse, les erreurs de saisie et la démarque ne s'y voient pas. Notez les quantités, valorisez-les au prix d'achat et mettez de côté les articles abîmés ou invendables.
Profitez-en pour noter ce qui est à cheval sur les deux années : les livraisons faites en décembre mais facturées en janvier et les factures de fournisseurs pour des prestations de décembre qui arriveront plus tard.
Un exemple chiffré
Un distributeur de pièces détachées automobiles affiche, avant clôture, un résultat provisoire de 46 000 €. Son expert-comptable passe ensuite les ajustements de fin d'année :
| Ajustement | Effet sur le résultat |
|---|---|
| Stock recompté : 84 000 € au lieu des 91 000 € du logiciel | − 7 000 € |
| Livraison de décembre facturée en janvier | + 3 200 € |
| Facture d'un transporteur pour décembre, reçue en janvier | − 1 800 € |
| Créance de 5 000 € HT sur un client en difficulté, dépréciée de moitié | − 2 500 € |
| Total des ajustements | − 8 100 € |
Le résultat de l'exercice passe de 46 000 € à 37 900 €. Aucun de ces ajustements n'a fait bouger la trésorerie au 31 décembre. Ils rattachent simplement chaque produit et chaque charge à la bonne année. C'est sur ce résultat corrigé que se calculent l'impôt et les éventuels dividendes : voir dividendes ou salaire.
Après la clôture : le calendrier
Pour une société à l'impôt sur les sociétés dont l'exercice coïncide avec l'année civile :
- La déclaration de résultats (la liasse fiscale) se dépose au plus tard le deuxième jour ouvré qui suit le 1er mai. Un délai supplémentaire de 15 jours est accordé en cas de dépôt dématérialisé.
- Le solde de l'impôt sur les sociétés se paie au plus tard le 15 mai.
- L'approbation des comptes par les associés a lieu dans les six mois qui suivent la clôture en SARL et en EURL. En SAS, le délai est celui que fixent les statuts, souvent six mois aussi.
- Le dépôt des comptes au greffe se fait dans le mois qui suit l'approbation ou dans les deux mois en cas de dépôt électronique.
Les documents comptables et les pièces justificatives se conservent ensuite dix ans.
Les pièges à éviter
- Attendre février pour chercher les factures manquantes : les fournisseurs répondent moins vite et le dossier prend du retard.
- Laisser des créances perdues en clients : une facture qui ne sera jamais payée gonfle le résultat et l'impôt.
- Oublier le stock en dépôt chez un client ou chez un sous-traitant : il vous appartient toujours.
- Ne pas anticiper l'impôt : le solde tombe en mai, en même temps que d'autres échéances. Inscrivez-le dans votre plan de trésorerie dès janvier.
Ce qu'il faut faire maintenant
Fixez avec votre expert-comptable, dès novembre, la liste des pièces qu'il attend et la date à laquelle il les veut. Prévoyez l'inventaire dans votre agenda de fin décembre. Puis, en janvier, envoyez un dossier complet en une seule fois. Les choix de clôture, comme la dépréciation d'une créance ou d'un stock, se décident avec lui : votre rôle est de lui donner les faits.
Questions fréquentes
Peut-on clôturer l'exercice à une autre date que le 31 décembre ?
Oui. La date de clôture est fixée dans les statuts et peut tomber n'importe quel jour de l'année. Une entreprise saisonnière choisit souvent une date de faible activité, quand le stock est bas. Les échéances fiscales se décalent alors en fonction de cette date.
Que se passe-t-il si l'inventaire n'est pas fait ?
Les comptes reposent alors sur un stock non vérifié, donc sur un résultat qui peut être faux. En cas de contrôle, l'administration peut contester ce chiffre. Mieux vaut un inventaire simple et documenté qu'un chiffre repris du logiciel sans vérification.
Les ajustements de clôture changent-ils la trésorerie ?
Non, pas directement. Ils déplacent des produits et des charges d'une année à l'autre pour que le résultat soit juste. La trésorerie ne bouge qu'au moment des paiements, notamment quand vous réglez l'impôt calculé sur ce résultat.
Pour aller plus loin
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